درجهت بهبود عملکرد بخش‌هاي اجرايي و مديريتي شرکت فروشگاه ها

سامانه جديد فروشگاهي "ايفا" راه‌اندازي شد

سامانه جديد فروشگاهي "ايفا" راه‌اندازي شد

همواره راه اندازی سامانه ها و استفاده از راهکاvهای جدید و فن آوری های روز جزء امتیازاتی است که هر سازمان و یا مجموعه ای جهت ارائه خدمات موثر به مشتریان خود از آن استفاده میکند، شرکت فروشگاه‌های اتکا نیز جهت استفاده بهینه از خدمات فروشگاهی سامانه جدیدی را راه اندازی نموده است.

در این سامانه، روش توزیع و تجمیع اطلاعات سیستم موجب ارسال سریع و مطمئن آخرین تغییرات اطلاعات پایه مانند کالا ، قیمت، سیاست های تخفیف و ... از ستاد به فروشگاه‌ها و ارسال اطلاعات فروش ، موجودی و ... از فروشگاه‌ها به ستاد می‌شود، این امر باعث می‌شود مدیران ارشد درخصوص تصمیم‌گیری و اجرای برنامهها و سیاستهای حوزه مدیریت فروشگاه به نحوه بهتر و موثرتری گام بردارند.

برای اطلاعات بیشتر با محمدعلی پولایی؛ مدیر ارشد فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکت فروشگاه های زنجیره ای اتکا صحبت نموده ایم.

پولايي، دارای مدرک کارشناسی ارشد مدیریت فن آوری اطلاعات است در خصوص شغل و حرفه تخصصی خود و سامانه جدید با ما سخن گفته و ازتجربیات  22 ساله سابقه خدمت در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات نکاتي را بیان نموده است.

  • دلیل تهیه و استقرار سامانه فروشگاهی جدید چیست؟

از زمان تولید و بهره برداری از سامانه قدیم به نام "رادسامانه" حدود 14 سال می‌گذرد. طی این مدت سیاست‌ها و فرآیندهای عملیاتی درمدیریت فروشگاه‌های زنجیره‌ای اتکا دست‌خوش تغییرات گسترده‌ای شده‌است و به جرات می‌توان گفت این تغییرات در راستای یک نگاه راهبردی و کلان و درازمدت نبوده و در هر دوره‌‌‌ای تغییرات بنیادی در این حوزه رخ داده است.

درکنار این موضوع، تغییرات فناورانه در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات در چندسال اخیر به قدری گسترده بوده است که در فاصله‌های زمانی کوتاه شاهد ظهور تغییرات و بهبودهای جدیدی در این بخش هستیم.

 بنابراین سیستم جاری فروشگاه به دلیل ضعف در مدیریت فرآیندهای فروشگاهی، ناتوانی در پاسخگویی به نیازهای جدید کسب و کار و همچنین کاستی‌های بخش فناوری اطلاعات ازقبیل عملکرد، توسعه پذیری، پایداری و امنیت، مدیران ارشد سازمان را برآن داشت تا درخواست چندین ساله این مدیریت مبنی بر تغییر سامانه فروشگاهی را عملی نمایند.

  • در خصوص چگونگی انتخاب شرکت تولید کننده نرم افزار و همچنین نام نرم افزار توضیحاتی بفرمایید.

پس از دستور مدیرعامل سازمان دکتر رضایی ، در اواخرسال 97 ، گروه کارشناسی با انتخاب و سرپرستی مشاور مدیرعامل سازمان مهندس خرازی تشکیل شد و پس از بررسی وضع موجود نیازمندی‌ها در بخش های عملکردی و غیرعملکردی و فرآیندی به عنوان RFP  تدوین و در برگزاری مناقصه مبنای بررسی نرم افزارها و شرکت های تولید کننده نرم افزار قرارگرفت.

  شرکت های داخلی که دارای تجربه، توان و محصول قابل قبولی در حوزه خرده فروشی باشند محدود هستند.

پس از 3 ماه بررسی شرکت ها و محصول آن ها؛ با شرکت دانش بنیان "ارقام نگاراندیشه" که نرم افزارش  بیشترین همپوشانی را با نیازهای فروشگاهی اتکا داشت، قرارداد خرید سورس و انتقال دانش فنی محصول منعقد شد.

نرم افزار که "باران" نام داشت پس از فراخوانی در سطح شرکت و جمع‌آوری پیشنهادات جهت انتخاب نام نرم افزار، به "ایفا" (اتوماسیون یکپارچه فروشگاهی اتکا)  تغییر کرد.

  • تفاوت های اساسی ایفا با سامانه قدیم چیست؟

از مهمترین تفاوت‌ها و مزیت‌های سامانه جدید؛ معماری و ساختار استاندارد این نرم‌افزار، سهولت در توسعه و پیاده‌سازی فرآیند‌های جدید و انطباق با رویکردهای نوین صنعت خرده فروشی است که در سیستم قبلی وجود نداشت .

معماری سرویس‌گرای این نرم‌افزار امکان یکپارچه‌سازی اطلاعات با سایر سیستم ها را فراهم می‌کند. زیرسیستم حسابداری موجود در این سامانه پیچیدگی های نرم‌افزارهای مطرح بازار را ندارد و این موضوع به سهولت بهره‌برداری ازآن کمک کرده‌است.

روش به کاربرده شده درتوزیع و تجمیع اطلاعات در این سیستم موجب ارسال سریع و مطمئن آخرین تغییرات اطلاعات پایه مانند کالا و قیمت و سیاست های تخفیف و ... از ستاد به فروشگاه‌ها و ارسال اطلاعات فروش و موجودی و ... از فروشگاه‌ها به ستاد می‌شود و این امکان قدرت عمل زیادی به مدیران ارشد درخصوص تصمیم‌گیری و اجرای برنامه ها و سیاست های حوزه مدیریت فروشگاه خواهد داد.

همچنین به روزرسانی و اجرای وصلههای نرم افزاری که توسط واحد توسعه نرم‌افزار به دلایل گوناگون آماده می‌شود با سرعت و کیفیت و اطمینان بسیار بالاتری از سامانه قدیم و با دخالت کمتر نیروی انسانی انجام خواهد شد.

 گفتنی است، برخلاف سامانه قدیم که مدت زمان زیادی طول می‌کشید تا سامانه در فروشگاه های فرعی به ویژه در شهرهای دور از مرکز استان به روزرسانی شود، می‌توان امید داشت که تفاوت زمانی زیادی در این امر احساس نشود.

  • چه بخش‌هایی از این سامانه بومی‌سازی شده است؟

یکی از ماموریت‌های مهم سازمان اتکا ارائه خدمات حکمت مانند یارانه ، فروش اعتباری و اقساطی ، تخفیفات ویژه شاغلین و بازنشستگان محترم نیروهای مسلح است . با توجه به اینکه هیچ یک از نرم‌افزارهای موجود در کشور این خدمات را پشتیبانی نمی‌کند، توسعه و بومی‌سازی موارد فوق  امری الزامی بود که محقق شده است.

 البته بومی سازی سامانه فقط همین موارد نبوده و نخواهد بود و امکانات و بخش های دیگری نیز در حال توسعه و تغییراست که کاربران و حتی تامین کنندگان و مشتریان نیز از مزایای آن بهره‌مند خواهندشد.

  • چه انتظاری ازسامانه ایفا در ارائه خدمات به ذی‌نفعان خارج سازمانی می‌توان‌داشت؟

یکی از بزرگترین اتفاقاتی که درحال رخ دادن است ارائه سرویس‌های فروشگاهی در بستر اینترنت است.

پس از اجرایی شدن این مهم که پیش نیاز آن تغییر بنیادی در شبکه و زیرساخت اطلاعاتی و ارتباطی شرکت فروشگاه‌ها و درحال پیگیری است، از قابلیت های بیشتری از این نرم افزار می‌توان استفاده کرد.

به ‌عنوان مثال ، تأمین‌کنندگان به گزارشات و اطلاعات مربوط به خود ازقبیل موجودی‌کالا، فروش به تفکیک فروشگاه‌ها و همچنین وضعیت مالی  خود دسترسی خواهند داشت.

 این مورد یکی از نیازهای چندساله تأمین کنندگان بوده که همواره از شرکت فروشگاه‌ها درخواست می‌شد و با نهایی شدن زیرساخت مربوطه و امکاناتی که در این نرم‌افزار وجود دارد، امکان‌پذیر خواهد بود.

راه اندازی باشگاه مشتریان که امروزه جزء جدانشدنی کسب و کار به ویژه صنعت خرده‌فروشی است از خدماتی است که با این سامانه قابل دسترسی خواهد بود.

همچنین ایجاد فروشگاه اینترنتی براساس اطلاعات موجود در فروشگاه‌ها به طوری که موجب دسترسی آسان‌تر مشتریان به کالاهای سوپر مارکتی و افزایش فروش فروشگاه ها شود، میتواند ازجمله خدماتی باشد که با این سامانه جدید ارائه می شود.

  • آخرین وضعیت استقرار و برنامه پیش رو در جهت راه اندازی این سامانه در همه فروشگاه‌های کشور را  بیان کنید.

اصولاً هر نرم افزاری قبل از راه اندازی سراسری و بهره برداری نهایی نیازمند یک سری بررسی های فنی و عملکردی است. به همین منظور از تاریخ 15 خرداد امسال فروشگاه قصر فیروزه به عنوان فروشگاه آزمایشی(پایلوت) با سیستم جدید راه اندازی شد.

 لازم به ذکر است در گام‌های مشخص،  تمامی بخش‌های آن تست و مورد بهره‌برداری قرارگرفته و انتقال اطلاعات پایه از سیستم قدیم، اطلاعات کالاها، قراردادها، مصوبه خرید، دریافت کالا، فروش کالا، بررسی تخفیفات، پشتیبانی از خدمات حکمت کارت، پرداخت با کارت های بانکی، صدور سند حسابداری خودکار از اسناد انبار و فروش، مواردی بودند که طی این مدت بررسی، اصلاح و بهبود داده شد.

درحال حاضر نیز برخی موانع فنی و غیرفنی در سایر فروشگاه‌های کشور درحال برطرف شدن است و در صورت صدور مجوز توسط کمیته راهبری سامانه فروشگاهی، عملیات استقرار در سایر فروشگاه‌های کشور آغاز خواهد شد.

  • موانع پیش رو در استقرار کامل سامانه ایفا چیست؟

بخش عمده‌ای از تجهیزات سخت‌افزاری موجود به ویژه صندوق‌های فروش در فروشگاه‌های کشور قدیمی و ناکارآمد است وقابلیت اجرای سیستم جدید را ندارند. ازطرفی این سیستم برخی از فرآیندهای جاری را نیز اصلاح و استانداردسازی خواهد کرد که این موضوع باعث تغییر در روش های اجرایی و دستورالعمل ها می‌شود.

افزایش نرخ ارز (که تاثیرزیادی بر قیمت تجهیزات سخت‌افزاری دارد)، مشکلات تدوین و اجرایی شدن فرآیندهای تغییر یافته و دستورالعمل های مربوطه ، کمبود نیروی انسانی متخصص در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات در ستاد و فروشگاه‌ها، تهدیدات شیوع کرونا از مهمترین موانع استقرارنهایی سامانه جدید است.

  • آیا استفاده از سامانه جدید نیاز به آموزش های ضمنی به همکاران دارد؟

کاربری سامانه جدید برای همکاران بخش فروشگاهی که با نرم افزار قبلی یا هرنرم افزار دیگری در این صنعت آشنا هستند چندان مشکل نخواهد بود، چرا که  با مفاهیم خرده فروشی و مفاهیم پایه و استاندارد آن آشنا هستند که در همه جا کاربرد دارد.

 البته برخی از روشها و مفاهیم بر اساس بهترین روش ها (Best Practices)و تجربهها تغییرو بهبود یافته است که باید آموزش داده شود.

مسأله تنها آشنایی با محیط نرم افزار وتسلط برآن است.

برای این موضوع راهنمای کاربری در قالب متن و فیلم در حال تهیه است که در اختیار کاربران قرارخواهد گرفت.

همچنین  کلاسهای مجازی آموزش نرم‌افزار با همکاری مدیریت آموزش شرکت پیش بینی شده است که قبل از استقرار برای کاربران سراسر کشور برگزار خواهد شد.

ازطرفی تیم پشتیبانی سامانه فروشگاهی نیز پاسخگوی کاربران جهت رفع مشکلات و ابهامات آنها خواهند بود.

دربخش مالی و حسابداری، برخی از روشها و کدینگ تغییر کردند و موجب تغییرات قابل توجهی در نوع قراردادها ، اسناد مالی، پرداخت و مطالبات تأمین کنندگان شده است.

 معاونت محترم مالی شرکت با هدف استانداردسازی فرآیند های مالی، مجموعه اقداماتی را از دی ماه سال گذشته آغازکرده است که نتیجه آن در فروشگاه قصرفیروزه درحال پیاده سازی و اجرای آزمایشی است که این بخش مستلزم آموزش بیشتر خواهد بود.

  • لطفا همکاران خود را در این پروژه  راهبردی معرفی کنید.

اعضای گروه استقرار در شرکت فروشگاه‌های اتکا، همکارانی از جمله؛ آقایان: محمدرضا خرمی، پرویز ذوالفقاری، محمود احمدپور، مسعود قربانی، هادی سوری، هادی احمدپور، امین آتوت، میلاد خزایی، شبیر سیفی، سعید شفیعی، جواد صفایی، روح اله ظرافت، کامران رضا، مهدی حسنعلیزاده و محمدمهدی حبیبی و خانم مارال دلنوازی هستند که از این دوستان کمال تشکر و قدردانی را دارم.

  • سخن آخر:

 این پروژه دارای ابعاد فنی و غیرفنی بسیار و مهمی است و با همکاری بخشهاي مختلف در شرکت و حتی سازمان در حال انجام است.

همین‌جا از همه همکارانی که در این زمینه فعالیت داشته اند تشکر و قدردانی دارم و با توجه به اینکه این پروژه تنها یک پروژه فناوری اطلاعاتی نیست و بطور مستقیم و غیرمستقیم به تک تک کارکنان ستاد و فروشگاهها مربوط می شود و بر کسب و کار شرکت تأثیر زیادی خواهد داشت؛ خواهش می‌کنم نهایت همکاری و همدلی را با گروه استقرار و مدیریت فناوري اطلاعات  شرکت بیش از پیش داشته باشند.